【管理画面設定】担当者の空き日程から学生が日程を選択する（日程調整機能）

担当者のGoogleカレンダー / Outlook予定表 / Garoonカレンダーとリアルタイムに連携し、日程候補のリストアップから予定登録、Web会議のURL発行まで、応募者との日程調整を自動化します。

※評価機能を導入いただいている企業様のみご利用が可能です。

主に以下の流れで設定が完了します。

［ スケジュール管理 ］＞［ カレンダー ］＞［ 担当者 ］＞［ 担当者管理 ］の画面で、担当者・評価者用アカウントを作成するの手順に従い、担当者・評価者用アカウントを作成します。

担当者アカウントに紐づける担当者のメールアドレスには、連携したい外部カレンダー（Google/Outlook/Garoon）のアカウントメールアドレスを入力してください。

担当者用画面で実施するカレンダー連携では、以下の3つのメールアドレスが一致している必要があります。

A. 担当者アカウントに設定されているメールアドレス

B. ブラウザでログインしているメールアドレス

担当者のメールアドレスとブラウザでログインしているメールアドレスが一致しない場合、以下のエラーが表示されます。

「カレンダーの表示権限がないため、予定を表示できません」

C. 担当者用画面で外部カレンダーに連携したメールアドレス

参考：日程調整機能で担当者の予定が日程調整用URLに反映されていない原因について

※こちらの操作を行う場合、事前にご利用のサブアカウントでカレンダー連携をする必要がございます。

カレンダー連携の設定方法は「Googleカレンダー/Outlookカレンダー/Garoonカレンダー」にてご確認ください。

［ スケジュール管理 ］＞［ 日程調整機能 ］＞［ 設定新規登録 ］にて、選考段階ごとにイベントのテンプレート設定を行います。

学生が対象の選考段階のURLより日程を選択すると、カレンダーに自動生成されるイベントに対してこの画面で設定したイベントの詳細が反映されます。

以下の詳細を設定していきます。

最後に［ 登録 ］をクリックし、完了です。

上記3で設定した設定内容にて、応募者が日程を選択できるURLを発行します。

URLは担当者ごとに発行することが可能です。

1. 上記3の設定が完了したら、［ スケジュール管理 ］＞［ 日程調整機能 ］＞［ 設定一覧 ］のメニューをクリックし、設定した際に選択した選考段階の［ URLを作成・閲覧する ］をクリックします。

2. ［ URL作成はこちら ］をクリック。

※担当者が表示されていない場合は、各担当者側で必要な設定が完了できていない可能性がございます。

こちらの設定を当該担当者にて対応いただくようご案内ください。

3. ここで画面上で選択した担当者が、このURLから学生や候補者が日程調整を行った際に、確定した日程の担当者として設定されます。 そのため、面接などを担当してもらいたい担当者を選択します。

4. すると、下記のようにURLが生成されます。

このURLから日程調整を行うと、連携されている外部カレンダーや評価用画面にて設定していた日程候補から担当者の空き日程が自動抽出されます。応募者はその日程から希望の日程を選択し、予約を確定することが可能ですので、予約案内の際にはこのURLをご案内ください。

5. 日程が確定すると、

1. 担当者に以下のメールが送信されます（本ページ手順3で「予約確定時、イベントに割り当てられてた担当者に通知する」の設定をしている場合に限る）。

2. 外部カレンダーと連携している場合は、該当のURLに設定されている担当者 に対して、外部カレンダーに予定が登録されます。

3. 学生や候補者に対してサンクスメールが自動送信されます。

URLを案内された学生は、下記の画面にて日程を選択・確定します。